• 社長個人の車を会社が買う
• 会社の車を社長個人が買う
• 代表者が同じA会社とB会社で、A会社の車をB会社が買う

上記のようなケースを「利益相反」と言います。
会社が社長個人の車を買うケースで考えると、会社としては安く買うことが会社の為になります。一方で社長個人の立場では高く売るほうが得です。

このように一方には利益があるけれど、もう一方には不利益が生じる取引を「利益相反」といいます。

自動車登録の手続きでは、冒頭のケースのような「利益相反」が生じた場合には通常の手続きに加えて以下の書類が必要になります。（厳密に言えば以下の書類以外が必要になる場合もありますが、便宜上代表的な書類についてのみ紹介いたします）

取締役会のある株式会社の場合
「取締役会議事録」
取締役会のない株式会社の場合
「株主総会議事録」

これらの書類は、国土交通省がひな形を用意しています。
「利益相反」の手続きが生じた場合には使用するとよいでしょう。